คู่มือตรวจสัญญา · อัปเดต 27 กรกฎาคม 2026
เช็กลิสต์สัญญาเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร 12 หมวดก่อนลงนาม
ไฟล์เช็กลิสต์สำหรับประชุมกับผู้ให้เช่า
PDF ขนาด A4 มีช่องติ๊ก ตารางกรอกตัวเลข และพื้นที่จดหมายเหตุ ใช้เทียบใบเสนอราคาได้หลายรายโดยใช้เกณฑ์เดียวกัน
เช็กลิสต์ 12 หมวด
ติ๊กได้บนหน้าเว็บเพื่อใช้ระหว่างประชุม แต่ควรบันทึกคำตอบลงในใบเสนอราคาหรือสัญญาฉบับสุดท้ายด้วย
ตารางตัวเลขที่ควรกรอกก่อนเซ็น
ถ้าช่องใดยังว่าง ให้ถือว่ายังมีความเสี่ยงด้านต้นทุนหรือบริการที่ต้องถามเพิ่ม
| รายการ | ต้องระบุ | คำตอบในข้อเสนอ | ตรวจแล้ว |
|---|---|---|---|
| ค่าเช่ารายเดือน | ก่อน VAT / VAT / ยอดสุทธิ | ____________ | □ |
| โควตาขาวดำ / สี | จำนวนแผ่นต่อเดือนแยกประเภท | ____________ | □ |
| ค่าเกิน | บาทต่อแผ่นขาวดำ / สี | ____________ | □ |
| SLA | ตอบรับ / ถึงหน้างาน / ซ่อมเสร็จ | ____________ | □ |
| เครื่องสำรอง | ส่งเมื่อซ่อมเกินกี่ชั่วโมงหรือวัน | ____________ | □ |
| ย้ายเครื่อง | ค่าบริการและพื้นที่ที่ย้ายได้ | ____________ | □ |
| ยกเลิกก่อนกำหนด | วันแจ้งล่วงหน้าและสูตรค่าปรับ | ____________ | □ |
| คืนเงินประกัน | จำนวนและกำหนดวันคืน | ____________ | □ |
หลักจำง่าย: ถ้าเงื่อนไขใดมีผลต่อเงิน เวลา หรือข้อมูล แต่ไม่มี “ตัวเลข + ผู้รับผิดชอบ + วิธีพิสูจน์” เงื่อนไขนั้นยังไม่พร้อมสำหรับการลงนาม
วิธีตรวจสัญญาใน 6 ขั้นตอน
- เทียบใบเสนอราคากับสัญญา
ชื่อคู่สัญญา รุ่น อุปกรณ์ ราคา และรายการที่รวมต้องตรงกันทุกหน้า - คำนวณค่าใช้จ่ายทุกกรณี
คำนวณเดือนปกติ เดือนพิมพ์เกิน การชำระช้า การย้าย และการยกเลิก - เปลี่ยนคำโฆษณาเป็น SLA
เขียนเวลาตอบรับ ถึงหน้างาน ซ่อม และส่งเครื่องสำรองเป็นตัวเลขพร้อมข้อยกเว้น - ตรวจรายการรวมและไม่รวม
อะไหล่ หมึก กระดาษ ลวดเย็บ เครือข่าย อบรม และงานนอกเวลาต้องมีคำตอบ - กำหนดวงจรชีวิตข้อมูล
ตั้งแต่ติดตั้ง ใช้งาน ซ่อม เปลี่ยนเครื่อง จนถึงลบข้อมูลและคืนเครื่อง - ให้ผู้มีอำนาจตรวจฉบับสุดท้าย
ฝ่ายใช้งาน IT บัญชี จัดซื้อ และผู้ลงนามตรวจไฟล์ฉบับเดียวกันก่อนเซ็น
7 สัญญาณเตือนที่ควรถามกลับ
- มีคำว่า “คิดตามจริง” แต่ไม่มีอัตราค่าเกินหรือตารางราคา
- รับปากเข้าซ่อมเร็ว แต่ไม่ระบุจุดเริ่มนับ เวลา และพื้นที่
- รวมอะไหล่ “ตามความเหมาะสม” โดยไม่มีรายการยกเว้น
- ต่ออายุอัตโนมัติ แต่กำหนดวันแจ้งยกเลิกสั้นหรือไม่ชัด
- ผู้ให้เช่าเปลี่ยนราคา รุ่น หรือเงื่อนไขได้ฝ่ายเดียว
- ไม่มีขั้นตอนลบข้อมูลเมื่อเปลี่ยนหรือคืนเครื่อง
- ไม่มีใบตรวจรับ มิเตอร์เริ่มต้น หรือภาพสภาพเครื่องแนบ
ประเด็นภาษี ลายมือชื่อ และข้อมูลที่ควรตรวจ
VAT ณ วันที่อัปเดต
กรมสรรพากรระบุว่า VAT 7% ขยายถึง 30 กันยายน 2569 จึงควรแยกยอดก่อนภาษี ภาษี และยอดสุทธิ พร้อมตรวจอัตราอีกครั้งเมื่อสัญญาหรือใบแจ้งหนี้ออกหลังวันดังกล่าว
ภาษีหัก ณ ที่จ่าย
ข้อวินิจฉัยกรมสรรพากรมีตัวอย่างค่าเช่าอุปกรณ์ 5% และค่าบริการบางประเภท 3% สัญญาที่รวมเช่ากับบริการควรให้ฝ่ายบัญชีตรวจประเภทเงินได้และรูปแบบใบแจ้งหนี้จริง
e-Signature และข้อมูล
การลงนามอิเล็กทรอนิกส์ควรระบุตัวผู้ลงนามและแสดงการยอมรับข้อความได้ ส่วนเครื่องที่มีพื้นที่เก็บข้อมูลควรกำหนดมาตรการเข้าถึงและลบข้อมูลอย่างเหมาะสม
แหล่งอ้างอิงทางการ
คำถามที่พบบ่อยเรื่องสัญญาเช่า
สัญญาเช่าเครื่องถ่ายเอกสารควรมีระยะเวลากี่ปี
CopierRent มีตั้งแต่เช่าระยะสั้นถึงสัญญารายปี 1-3 ปี แต่ระยะที่เหมาะขึ้นกับงบ ปริมาณพิมพ์ และความต้องการเปลี่ยนรุ่น ควรระบุวันเริ่ม วันสิ้นสุด และวิธีต่ออายุให้ชัด
ราคาเช่ารวม VAT แล้วหรือยัง
ราคาหน้าเว็บไซต์ CopierRent ยังไม่รวม VAT โดย ณ วันที่ 27 กรกฎาคม 2026 อัตรา VAT 7% ถูกขยายถึงวันที่ 30 กันยายน 2026 ควรระบุราคา ก่อน VAT ภาษี และยอดรวมในสัญญาหรือใบเสนอราคา
ค่าเช่าเครื่องถ่ายเอกสารต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายกี่เปอร์เซ็นต์
ข้อวินิจฉัยกรมสรรพากรมีตัวอย่างค่าเช่าอุปกรณ์ 5% และค่าบริการบางประเภท 3% แต่สัญญาเช่าเครื่องถ่ายเอกสารอาจรวมหลายองค์ประกอบ จึงควรให้ฝ่ายบัญชีตรวจประเภทเงินได้และเอกสารจริงก่อนหัก
Click Charge หรือค่าเกินโควตาต้องระบุอะไร
ต้องระบุโควตาขาวดำและสี อัตราต่อแผ่นของส่วนเกิน วิธีอ่านมิเตอร์ รอบตัดยอด ภาษี การพิมพ์ทดสอบ และวิธีโต้แย้งมิเตอร์ ไม่ควรใช้เพียงคำว่าคิดตามจริงโดยไม่มีตัวเลข
คำว่าช่างถึงเร็วสุด 2-3 ชั่วโมงถือเป็น SLA หรือไม่
ไม่ถือเป็น SLA ที่รับประกัน เว้นแต่สัญญาระบุพื้นที่ เวลาทำการ จุดเริ่มนับ เวลาตอบรับ เวลาถึงหน้างาน ข้อยกเว้น และแนวทางชดเชยหรือเครื่องสำรองอย่างชัดเจน
สัญญาควรระบุเรื่องข้อมูลในฮาร์ดดิสก์ของเครื่องหรือไม่
ควรระบุ เพราะเครื่องมัลติฟังก์ชันบางรุ่นเก็บงานพิมพ์หรือสแกนไว้ในหน่วยความจำหรือฮาร์ดดิสก์ ให้กำหนดสิทธิ์เข้าถึง การลบข้อมูลเมื่อซ่อม เปลี่ยนหรือคืนเครื่อง และหลักฐานการลบ
เซ็นสัญญาเช่าทางอิเล็กทรอนิกส์ได้หรือไม่
ทำได้เมื่อวิธีลงนามสามารถระบุตัวผู้ลงนาม แสดงการยอมรับข้อความ และมีความน่าเชื่อถือเหมาะกับธุรกรรม ควรเก็บไฟล์ฉบับสุดท้าย เวลาลงนาม ผู้อนุมัติ และหลักฐานการส่งมอบเอกสาร
ขอใบเสนอราคาที่ระบุตัวเลขครบก่อนเซ็น
แจ้งจำนวนหน้าขาวดำ/สี พื้นที่ รุ่นที่สนใจ และระยะสัญญา ทีมงานจะจัดใบเสนอราคาให้ตรวจเทียบกับเช็กลิสต์