คู่มือการเลือกเช่าเครื่องถ่ายเอกสารให้คุ้มค่าและเหมาะกับธุรกิจคุณที่สุดในปี 2026
อัปเดตล่าสุด: 20 กรกฎาคม 2026 · เขียนโดยทีมงาน Nuttawut Service ทีมช่างตัวจริง ให้บริการตั้งแต่ปี 2560 ติดตั้งแล้ว 180+ เครื่อง
คำตอบสั้นๆ: เลือกเช่าเครื่องถ่ายเอกสารจาก 3 ปัจจัยหลัก คือ ประเภทงานพิมพ์ (ขาว-ดำ หรือ สี), ปริมาณการพิมพ์ต่อเดือน และบริการหลังการขาย โดยค่าเช่าเริ่มต้น 1,500 บาท/เดือน ฟรีค่าซ่อมบำรุง อะไหล่ และผงหมึกตลอดสัญญา
เริ่มจาก ตัวช่วยเลือกเครื่องสีหรือขาวดำ และ เครื่องคำนวณเลือกเครื่องตาม 3,000 / 5,000 / 10,000+ แผ่น แล้วใช้ ตารางเปรียบเทียบ Xerox ทั้ง 6 รุ่น หรือเปรียบเทียบตามประเภทที่ คู่มือเครื่องถ่ายเอกสารขาวดำ และ คู่มือเครื่องถ่ายเอกสารสี พร้อมดู กรณีใช้งานจริงตามปริมาณพิมพ์
ในการขับเคลื่อนธุรกิจและจัดการงานสำนักงานในปัจจุบัน ปฏิเสธไม่ได้เลยว่างานเอกสารยังคงเป็นหัวใจสำคัญอย่างยิ่ง ไม่ว่าจะเป็นการพิมพ์สัญญาการค้า รายงานการประชุม ใบเสร็จรับเงิน หรือแม้แต่เอกสารประกอบการฝึกอบรมต่างๆ การเลือกใช้บริการ เช่าเครื่องถ่ายเอกสาร จึงเป็นกลยุทธ์ที่ผู้บริหารและฝ่ายจัดซื้อยุคใหม่เลือกใช้ เพราะนอกจากจะช่วยลดงบประมาณรายจ่ายในการลงทุนครั้งแรกแล้ว ยังช่วยตัดภาระในการดูแลรักษาที่ยุ่งยากออกไปได้อย่างสิ้นเชิง ทั้งนี้ไม่ว่าคุณจะเรียกบริการนี้ว่า เช่าเครื่องปริ้นเตอร์สำนักงาน เช่าปริ้นเตอร์รายเดือน หรือเช่าเครื่องมัลติฟังก์ชัน ทั้งหมดคือบริการเดียวกัน เพราะเครื่องรุ่นปัจจุบันรวมงานถ่ายเอกสาร ปริ้น สแกน และแฟกซ์ไว้ในเครื่องเดียวแล้ว
เช่าเครื่องถ่ายเอกสารแบบไหนดี: ระบบขาว-ดำ หรือ ระบบสี?
ก่อนที่คุณจะตัดสินใจเลือกสัญญาเช่า สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจก่อนว่าเครื่องมัลติฟังก์ชันในปัจจุบันถูกออกแบบมาเพื่อรองรับรูปแบบงานที่แตกต่างกันออกไป โดยสามารถแบ่งประเภทการใช้งานหลักๆ ออกได้เป็นสองประเภท ดังนี้:
1. การ เช่าเครื่องถ่ายเอกสาร ระบบขาว-ดำ (Monochrome)
เหมาะสำหรับองค์กรหรือแผนกที่เน้นพิมพ์เอกสารข้อความทั่วไป เช่น เอกสารบัญชี ใบวางบิล หรือแบบฟอร์มภายในที่ไม่มีความจำเป็นต้องใช้สี ข้อดีคือค่าเช่ารายเดือนจะค่อนข้างประหยัด และมีความทนทานในการพิมพ์ปริมาณมากสูงมาก รุ่นยอดนิยมคือ Xerox WorkCentre 5335 และ Xerox AltaLink B8155 สำหรับงานหนัก
2. การ เช่าเครื่องถ่ายเอกสาร ระบบสี (Color Multi-function)
เหมาะสำหรับทีมการตลาด ทีมดีไซน์ หรือฝ่ายบริหารที่ต้องจัดทำเอกสารนำเสนอลูกค้า (Presentation) แผ่นพับ หรือรายงานสรุปผลการดำเนินงานที่ต้องการความสวยงามและน่าเชื่อถือ เทคโนโลยีผงหมึกสีของ Xerox ในปัจจุบันสามารถให้สีสันที่คมชัดสมจริง มีมิติ ช่วยยกระดับภาพลักษณ์ให้แก่องค์กรของคุณได้อย่างดีเยี่ยม ดูรุ่นแนะนำอย่าง Xerox WorkCentre 7855/7845
ควรเช่าเครื่องถ่ายเอกสารรุ่นไหน? ดูจากปริมาณงานพิมพ์ต่อเดือน
อีกหนึ่งปัจจัยที่จะช่วยให้คุณเลือกบริการ เช่าเครื่องถ่ายเอกสาร ได้อย่างคุ้มค่าคือการประเมิน "ปริมาณการพิมพ์รวมต่อเดือน" ของทั้งออฟฟิศ โดยทั่วไปเราจะแบ่งระดับการใช้งานออกเป็น 3 ระดับหลัก:
- สำนักงานขนาดเล็ก (ใช้งาน 1,000 - 3,000 แผ่น/เดือน): แนะนำเครื่องความเร็วประมาณ 30-35 แผ่นต่อนาทีก็เพียงพอ เช่น WorkCentre 5335 หรือ VersaLink B7035 ไม่จำเป็นต้องใช้เครื่องใหญ่เกินไปเพื่อประหยัดพื้นที่และค่าเช่า ตรงกับแพ็กเกจ S ราคา 1,500 บาท/เดือน
- สำนักงานขนาดกลาง (ใช้งาน 3,000 - 10,000 แผ่น/เดือน): ควรขยับมาใช้รุ่นความเร็ว 35-45 แผ่นต่อนาที มีถาดกระดาษสำรองจุมากขึ้น เพื่อไม่ให้พนักงานเสียเวลาเติมกระดาษบ่อยๆ เช่น WorkCentre 7845 หรือ AltaLink C8035
- องค์กรขนาดใหญ่หรือโรงงาน (มากกว่า 10,000 แผ่น/เดือน): จำเป็นต้องเลือกเครื่องระดับ Enterprise ความเร็ว 55 แผ่นต่อนาทีขึ้นไป โครงสร้างทนทานเป็นพิเศษ รองรับงานต่อเนื่องโดยเครื่องไม่ร้อนหรือกระดาษติดบ่อย เช่น AltaLink B8155 หรือ AltaLink C8155
5 ข้อดีของการเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร แทนการซื้อขาด
ทำไมองค์กรและสำนักงานในปัจจุบันจึงเปลี่ยนใจจากการลงทุนซื้อเครื่องราคาสูง มาใช้บริการเช่ารายเดือนหรือรายปีแทน — นี่คือ 5 เหตุผลที่ลูกค้าของเราให้ไว้บ่อยที่สุด
1. ประหยัดเงินลงทุนก้อนแรก
การเช่าเครื่องถ่ายเอกสารช่วยให้ธุรกิจของคุณไม่ต้องจมเงินก้อนใหญ่หลักแสนบาทไปกับการซื้ออุปกรณ์สำนักงาน ทำให้มีกระแสเงินสดหมุนเวียนไปขับเคลื่อนธุรกิจส่วนอื่นๆ ได้อย่างคล่องตัวมากขึ้น
2. บริการซ่อมบำรุงและเปลี่ยนอะไหล่ฟรี
เมื่อคุณเช่าเครื่องถ่ายเอกสารกับเรา หากเกิดปัญหาขัดข้อง ทีมช่างเทคนิคผู้เชี่ยวชาญถึงหน้างานเร็วสุดภายใน 2-3 ชั่วโมง เข้าดูแลและซ่อมบำรุงถึงออฟฟิศของคุณ โดยไม่มีค่าแรงและค่าอะไหล่ใดๆ แอบแฝงตลอดอายุสัญญา
3. มีผงหมึกแท้ให้ใช้งานฟรีตลอดสัญญา
หมดกังวลกับค่าผงหมึกที่มักจะบานปลายในแต่ละเดือน บริการเช่าของเรามาพร้อมบริการจัดส่งและเติมผงหมึกแท้คุณภาพสูงให้คุณฟรี ช่วยควบคุมงบประมาณขององค์กรได้อย่างแม่นยำ
4. ยืดหยุ่น ปรับเปลี่ยนและอัปเกรดรุ่นได้
เมื่อธุรกิจเติบโตและต้องการฟังก์ชันการพิมพ์ที่สูงขึ้น สัญญาเช่าของเราเปิดโอกาสให้คุณสามารถขออัปเกรดเครื่องเป็นรุ่นที่ใหม่กว่าและรองรับงานพิมพ์ได้มากกว่าเดิมได้อย่างง่ายดาย
5. ใช้ประกอบการบันทึกค่าใช้จ่ายของกิจการได้
ใบแจ้งหนี้และใบเสร็จค่าเช่าอาจใช้ประกอบการบันทึกค่าใช้จ่ายทางธุรกิจได้ตามลักษณะสัญญา ความเกี่ยวข้องกับกิจการ และเอกสารจริง การรับรู้ค่าใช้จ่ายและภาษีหัก ณ ที่จ่ายควรให้ฝ่ายบัญชีตรวจสอบ
เปรียบเทียบชัดๆ: เช่าเครื่องถ่ายเอกสาร vs ซื้อขาด แบบไหนคุ้มกว่า
คำถามที่ลูกค้าถามเราบ่อยที่สุดคือ "เช่าหรือซื้อดีกว่ากัน?" คำตอบตรงๆ คือ ถ้าออฟฟิศของคุณพิมพ์งานสม่ำเสมอทุกเดือน การเช่ามักคุ้มกว่า เพราะภาระค่าใช้จ่ายแฝงทั้งหมดถูกโอนมาอยู่ในค่าเช่ารายเดือนก้อนเดียวที่คาดการณ์ได้ ลองเทียบกันทีละข้อ:
| หัวข้อเปรียบเทียบ | เช่ากับเรา | ซื้อขาด |
|---|---|---|
| เงินลงทุนก้อนแรก | เริ่มต้น 1,500 บาท/เดือน | จ่ายก้อนเดียวหลักหมื่นถึงหลักแสน |
| ค่าซ่อมและอะไหล่ | ฟรีตลอดสัญญา ช่างถึงที่ | จ่ายเองทุกครั้งที่เสีย |
| ผงหมึก | ฟรีตลอดสัญญา | ซื้อเอง ราคาหลักพันต่อตลับ |
| เครื่องเสียหนัก/ตกรุ่น | เปลี่ยนเครื่องหรืออัปเกรดรุ่นได้ | รับความเสี่ยงเองทั้งหมด |
| บัญชีและภาษี | พิจารณาตามสัญญาและเอกสารค่าเช่าจริง | อาจเกี่ยวข้องกับการรับรู้สินทรัพย์และค่าเสื่อมราคา |
ข้อยกเว้น: หากออฟฟิศพิมพ์น้อยมาก (ไม่กี่ร้อยแผ่นต่อเดือน) และมีเครื่องพิมพ์ขนาดเล็กอยู่แล้ว การซื้อเครื่องเล็กใช้เองอาจเพียงพอครับ เราแนะนำตามการใช้งานจริงเสมอ ไม่เชียร์เช่าเกินความจำเป็น
เจาะลึกจากงานซ่อมจริง 9 ปี: ต้นทุนต่อแผ่นที่แท้จริง และปัญหาฟิวเซอร์ที่คนซื้อเครื่องเองต้องเจอ
ส่วนนี้สรุปจากการดูแลเครื่องกว่า 180 เครื่องให้ลูกค้า 125+ บริษัทตั้งแต่ปี 2560 — ไม่ใช่ทฤษฎีจากโบรชัวร์ แต่เป็นตัวเลขและอาการจริงที่ทีมช่างของเราเจอทุกสัปดาห์
วิธีคำนวณต้นทุนต่อแผ่น (Cost per Page) แบบที่ฝ่ายจัดซื้อใช้ได้จริง
สูตร: ต้นทุนต่อแผ่น = (ค่าเช่ารายเดือน ÷ จำนวนแผ่นที่พิมพ์จริง) + ค่าคลิกส่วนเกิน (ถ้ามี)
- ตัวอย่าง: แพ็กเกจ S 1,500 บาท พิมพ์เต็มโควตา 3,000 แผ่น = 0.50 บาท/แผ่น ซึ่งรวมผงหมึก อะไหล่ และค่าช่างไว้หมดแล้ว
- เทียบกับซื้อเครื่องเอง: ผงหมึกแท้ตลับละ 3,000-6,000 บาท ยังไม่รวมชุดดรัม ชุดฟิวเซอร์ ค่าเสื่อมราคาเครื่อง และค่าช่างรายครั้ง 800-1,500 บาท/เที่ยว ต้นทุนจริงต่อแผ่นจึงมักสูงกว่าที่คำนวณไว้ตอนตัดสินใจซื้อ
- ข้อสังเกตจากลูกค้าของเรา: ออฟฟิศส่วนใหญ่ประเมินยอดพิมพ์ต่ำกว่าความจริงราว 20% — ก่อนเลือกแพ็กเกจ แนะนำกดดูมิเตอร์เครื่องเดิมย้อนหลัง 3 เดือนแล้วใช้ค่าเฉลี่ย จะเลือกได้ตรงและไม่เสียค่าคลิกส่วนเกินโดยไม่จำเป็น
ปัญหาชุดความร้อนฟิวเซอร์ (Fuser Unit) — อะไหล่ที่ทำให้คนซื้อเครื่องเองเสียเงินก้อนบ่อยที่สุด
จากสถิติงานซ่อมของเรา ฟิวเซอร์คือชิ้นส่วนสึกหรออันดับต้นๆ รองจากชุดดรัม อาการที่สังเกตได้เอง: หมึกไม่ยึดติดกระดาษ (เอานิ้วถูแล้วหลุดเป็นผง), งานพิมพ์มีรอยเลอะซ้ำเป็นระยะห่างเท่าๆ กัน, กระดาษออกมาย่นหรือมีกลิ่นไหม้ และเครื่อง Xerox จะขึ้นรหัส Error กลุ่ม 010-xxx
- สาเหตุที่เจอบ่อย: ใช้กระดาษบางกว่า 70 แกรมหรือกระดาษชื้น, พิมพ์ต่อเนื่องปริมาณมากเกินรอบเครื่องโดยไม่พัก และเสียบปลั๊กผ่านรางไฟที่จ่ายไฟไม่นิ่ง
- ค่าใช้จ่ายถ้าซื้อเครื่องเอง: ชุดฟิวเซอร์แท้ราคาประมาณ 8,000-15,000 บาทต่อชุด (แล้วแต่รุ่น) — ลูกค้าที่เช่ากับเราเปลี่ยนฟรีตลอดสัญญา เพราะรวมอยู่ในค่าเช่ารายเดือนแล้ว
- วิธียืดอายุฟิวเซอร์: ใช้กระดาษมาตรฐาน 70-80 แกรม เก็บกระดาษในที่แห้ง และเปิดโหมดประหยัดพลังงานให้เครื่องได้พักระหว่างวัน
ทำไมเทคโนโลยีของ Xerox ถึงตอบโจทย์การ เช่าเครื่องถ่ายเอกสาร มากที่สุด
ในท้องตลาดปัจจุบันมีผู้ให้บริการหลากหลาย แต่แบรนด์ยอดนิยมอันดับหนึ่งที่ลูกค้าไว้วางใจเลือก เช่าเครื่องถ่ายเอกสาร มากที่สุดก็คือ Xerox เนื่องจากมีการพัฒนาซอฟต์แวร์อัจฉริยะอย่าง ConnectKey และระบบ AltaLink ที่ช่วยเปลี่ยนเครื่องถ่ายเอกสารธรรมดาให้กลายเป็นผู้ช่วยอัจฉริยะประจำออฟฟิศ คุณสามารถสแกนเอกสารแล้วส่งตรงเข้าอีเมล แปลงไฟล์เป็น PDF ค้นหาข้อความ หรือแม้กระทั่งสั่งปริ้นงานผ่านสมาร์ทโฟนและระบบคลาวด์ เช่น Google Drive หรือ Dropbox ได้ทันที ช่วยให้การทำงานในยุคดิจิทัลมีความยืดหยุ่นและรวดเร็วเป็นอย่างมาก
สรุปท้ายบทความ
- เลือกเช่าเครื่องถ่ายเอกสารจาก 3 ปัจจัย: ประเภทงานพิมพ์ (ขาว-ดำ/สี), ปริมาณแผ่นต่อเดือน และบริการหลังการขาย
- พิมพ์ 1,000-3,000 แผ่น/เดือน ใช้เครื่อง 30-35 แผ่น/นาที · เกิน 10,000 แผ่น/เดือน ควรใช้เครื่อง 55 แผ่น/นาทีขึ้นไป
- ค่าเช่าเริ่มต้น 1,500 บาท/เดือน (ยังไม่รวม VAT) ฟรีค่าซ่อมบำรุง อะไหล่ และผงหมึกตลอดสัญญา
- การบันทึกค่าเช่าเป็นค่าใช้จ่ายและภาษีหัก ณ ที่จ่ายขึ้นกับลักษณะสัญญาและเอกสารจริง ควรให้ฝ่ายบัญชีตรวจสอบ
- ถ้ายังลังเลเรื่องซื้อขาด ใช้ เครื่องคำนวณเช่า vs ซื้อ 12–36 เดือน โดยกรอกตัวเลขจากใบเสนอราคาจริง
- ก่อนลงนาม ให้ตรวจราคา ค่าเกิน SLA การย้ายเครื่อง และการยกเลิกด้วย เช็กลิสต์สัญญาเช่า 12 หมวด
- ติดตั้งฟรีถึงที่ ครอบคลุมกรุงเทพฯ ปทุมธานี นนทบุรี และปริมณฑล — ดูผลงานติดตั้งจริง 22 ภาพ
หากคุณยังไม่แน่ใจว่าธุรกิจของคุณเหมาะกับเครื่องถ่ายเอกสารรุ่นไหน หรือต้องการคำนวณงบประมาณการ เช่าเครื่องถ่ายเอกสาร รายเดือน ทีมงานผู้เชี่ยวชาญของเราพร้อมให้คำปรึกษาฟรีโดยไม่มีข้อผูกมัดใดๆ สามารถแอดไลน์มาคุยกับเราได้ตลอดเวลาครับ!
