คู่มือตัดสินใจจากต้นทุนรวม ไม่ดูแค่ราคาหน้าแรก
เช่าหรือซื้อเครื่องถ่ายเอกสาร แบบไหนคุ้มกว่า
สรุปสั้น ๆ: ถ้าพิมพ์สม่ำเสมอหลายพันแผ่น ต้องการงบคงที่ และไม่มีช่างประจำ การเช่ามักเหมาะกว่า หากพิมพ์น้อย มีทีมดูแลเอง หรือต้องการถือเครื่องเป็นทรัพย์สิน การซื้ออาจเหมาะกว่า ควรเทียบต้นทุนรวม 12–36 เดือนด้วยตัวเลขจากใบเสนอราคาจริงก่อนตัดสินใจ
ดูคำตอบเบื้องต้นจากลักษณะการใช้งาน
เกณฑ์นี้ใช้คัดทางเลือกก่อนขอใบเสนอราคา ไม่ใช่ข้อสรุปแทนการคำนวณต้นทุนจริงขององค์กร
เช่ามักเหมาะกว่าเมื่อ
- พิมพ์สม่ำเสมอหลายพันแผ่นต่อเดือน
- ต้องการค่าใช้จ่ายรายเดือนที่คาดการณ์ได้
- ไม่มีช่างหรืออะไหล่สำรองขององค์กรเอง
- งานเอกสารหยุดนานไม่ได้และต้องการบริการหน้างาน
- ต้องการเปลี่ยนรุ่นเมื่อปริมาณงานเปลี่ยน
ซื้อขาดอาจเหมาะกว่าเมื่อ
- พิมพ์น้อยและปริมาณค่อนข้างคงที่
- มีช่างประจำหรือดูแลเครื่องเองได้
- ยอมรับค่าซ่อมและอะไหล่ที่ไม่แน่นอนได้
- ต้องการให้เครื่องเป็นทรัพย์สินขององค์กร
- มีเครื่องมือสองสภาพดีพร้อมประวัติและการรับประกัน
ทางเลือกที่ “จ่ายวันแรกน้อยกว่า” อาจไม่ใช่ทางเลือกที่ “ต้นทุนรวมน้อยกว่า” จนกว่าจะรวมหมึก ซ่อม อะไหล่ ค่าเกิน เวลาหยุดเครื่อง และมูลค่าขายต่อไว้ในช่วงเวลาเดียวกัน
ตาราง TCO ตัวอย่าง 12, 24 และ 36 เดือน
ตัวอย่างนี้ใช้แพ็กเกจเช่า M 2,500 บาท/เดือนก่อน VAT ส่วนฝั่งซื้อใช้ตัวเลขสมมติ เพื่อแสดงวิธีคิดเท่านั้น
| ระยะเวลา | เช่า M | ซื้อ: ราคาเครื่อง | ซื้อ: หมึก | ซื้อ: สำรองค่าซ่อม | TCO ซื้อ* |
|---|---|---|---|---|---|
| 12 เดือน | 30,000 บาท | 45,000 บาท | 14,400 บาท | 6,000 บาท | 65,400 บาท |
| 24 เดือน | 60,000 บาท | 45,000 บาท | 28,800 บาท | 12,000 บาท | 85,800 บาท |
| 36 เดือน | 90,000 บาท | 45,000 บาท | 43,200 บาท | 18,000 บาท | 106,200 บาท |
*สมมติฐานตัวอย่าง: เครื่องมือสอง 45,000 บาท, หมึก 1,200 บาท/เดือน, สำรองซ่อม 6,000 บาท/ปี และยังไม่หักมูลค่าขายต่อ ไม่รวม VAT กระดาษ ค่าไฟ ค่าเกินโควตา ดอกเบี้ย และมูลค่าเวลาหยุดเครื่อง ตัวเลขเหล่านี้ไม่ใช่ราคาขายหรือการรับประกันค่าใช้จ่ายของ CopierRent
เครื่องคำนวณเช่า vs ซื้อจากตัวเลขของคุณ
นำตัวเลขจากใบเสนอราคาและประวัติการใช้จริงมากรอก ผลลัพธ์เป็นการเปรียบเทียบกระแสเงินสดเบื้องต้นก่อนภาษี
ผลเปรียบเทียบเบื้องต้น
จากสมมติฐานนี้ การเช่ามีต้นทุนกระแสเงินสดต่ำกว่า 6,200 บาท
สูตรเช่า = (ค่าเช่า + ค่าเกิน) × เดือน
สูตรซื้อ = ราคาซื้อ + หมึก + ซ่อม + ค่าใช้จ่ายอื่น − มูลค่าขายต่อ
สิ่งที่ตัวเลขอย่างเดียวอาจมองไม่เห็น
| ประเด็น | เช่า | ซื้อขาด | สิ่งที่ต้องถาม |
|---|---|---|---|
| เงินก้อนเริ่มต้น | ต่ำกว่า จ่ายรายเดือน | สูงกว่า จ่ายค่าตัวเครื่อง | มีเงินประกัน ค่าติดตั้ง หรือดอกเบี้ยหรือไม่ |
| ซ่อมและอะไหล่ | รวมตามเงื่อนไขสัญญา | เจ้าของเครื่องรับผิดชอบ | รายการยกเว้นและราคาชิ้นส่วนหลักคืออะไร |
| ผงหมึก | รวมตามแพ็กเกจ | ซื้อเอง | ปริมาณพิมพ์จริงต่อชุดและสต๊อกสำรอง |
| เวลาหยุดเครื่อง | ขึ้นกับ SLA และเครื่องสำรอง | ขึ้นกับช่างและอะไหล่ที่หาได้ | เวลาตอบรับ ถึงหน้างาน และซ่อมเสร็จ |
| ความยืดหยุ่น | เปลี่ยนรุ่นตามสัญญา | ต้องขายหรือซื้อเพิ่มเอง | เงื่อนไขอัปเกรด ลดเครื่อง หรือยกเลิก |
| มูลค่าปลายทาง | คืนเครื่อง | มีมูลค่าขายต่อแต่ไม่แน่นอน | ใครรับซื้อและประเมินจากอะไร |
วิธีตัดสินใจใน 5 ขั้นตอน
- เก็บจำนวนหน้าจริง
อ่านมิเตอร์ย้อนหลังอย่างน้อย 3 เดือน แยกขาวดำและสี รวมเดือนที่งานสูงที่สุด - เลือกระยะเวลาที่เทียบ
ใช้ 12, 24 หรือ 36 เดือนตามแผนธุรกิจ ไม่เทียบค่าเช่า 1 ปีกับการซื้อที่ตั้งใจใช้ 5 ปี - รวมต้นทุนฝั่งซื้อ
ราคาซื้อ ติดตั้ง หมึก อะไหล่ ซ่อม ดอกเบี้ย และค่าใช้จ่ายอื่น แล้วหักมูลค่าขายต่อที่มีหลักฐานรองรับ - รวมต้นทุนฝั่งเช่า
ค่าเช่า VAT ค่าเกินโควตา เงินประกัน และรายการที่สัญญาไม่รวม โดยอ่าน เช็กลิสต์สัญญา 12 หมวด - ให้ฝ่ายที่เกี่ยวข้องตรวจ
ผู้ใช้ IT จัดซื้อ และบัญชีตรวจทั้งต้นทุน เวลาหยุดเครื่อง เงื่อนไขบริการ และผลทางบัญชีก่อนอนุมัติ
ภาษีและค่าเสื่อม: สิ่งที่ควรให้ฝ่ายบัญชีตรวจ
ตาราง TCO หน้านี้จงใจแสดงก่อนภาษีเพื่อไม่ทำให้ผลลัพธ์ของแต่ละนิติบุคคลปะปนกัน
การซื้อเป็นสินทรัพย์
กรมสรรพากรอธิบายว่าทรัพย์สินถาวรที่มีต้นทุนสูงและใช้เกินหนึ่งรอบบัญชี โดยหลักรับรู้ผ่านค่าเสื่อมราคา ไม่ใช่สรุปเป็นค่าใช้จ่ายทั้งหมดทันที
ต้นทุนพร้อมใช้งาน
ข้อวินิจฉัยกรมสรรพากรระบุว่าต้นทุนทรัพย์สินอาจรวมค่าใช้จ่ายที่ทำให้เครื่องอยู่ในสภาพพร้อมใช้งาน เช่น ค่าติดตั้งและค่าธรรมเนียมที่เกี่ยวข้อง
สัญญาเช่ารวมบริการ
ตัวอย่างข้อวินิจฉัยมีอัตราหัก ณ ที่จ่ายต่างกันระหว่างค่าเช่ากับบริการ จึงต้องตรวจลักษณะสัญญาและใบแจ้งหนี้จริง ไม่ใช้อัตราเดียวกับทุกกรณี
หน้านี้ไม่ใช่คำปรึกษาภาษีหรือบัญชี การจัดประเภทสินทรัพย์ วิธีคิดค่าเสื่อม VAT และภาษีหัก ณ ที่จ่ายต้องพิจารณาข้อเท็จจริง เอกสาร และหลักเกณฑ์ที่ใช้กับกิจการของคุณ
แหล่งอ้างอิงทางการ
คำถามที่พบบ่อยเรื่องเช่ากับซื้อ
เช่าหรือซื้อเครื่องถ่ายเอกสาร แบบไหนคุ้มกว่า
ถ้าพิมพ์สม่ำเสมอหลายพันแผ่น ต้องการงบคงที่ และไม่มีช่างประจำ การเช่ามักเหมาะกว่า หากพิมพ์น้อย มีทีมซ่อมเอง หรือต้องการถือเครื่องเป็นทรัพย์สิน การซื้ออาจเหมาะกว่า ต้องเทียบต้นทุนรวมในช่วงเวลาเดียวกันก่อนตัดสินใจ
TCO ของเครื่องถ่ายเอกสารต้องรวมอะไรบ้าง
ฝั่งเช่ารวมค่าเช่า VAT ค่าเกินโควตา และรายการที่สัญญาไม่รวม ฝั่งซื้อรวมราคาซื้อ ติดตั้ง ผงหมึก อะไหล่ ซ่อม ค่าเสียโอกาสจากเครื่องหยุด และหักมูลค่าขายต่อที่คาดได้
ตารางตัวอย่างนี้เป็นใบเสนอราคาหรือไม่
ไม่ใช่ ราคาฝั่งเช่าอ้างอิงแพ็กเกจ M บนเว็บไซต์ ส่วนราคาซื้อ ค่าหมึก ค่าซ่อม และมูลค่าขายต่อเป็นสมมติฐานตัวอย่าง ผู้ใช้ต้องแก้ให้ตรงกับใบเสนอราคาและการใช้งานจริง
เครื่องถ่ายเอกสารที่ซื้อขาดต้องคิดค่าเสื่อมหรือไม่
โดยหลักทรัพย์สินถาวรที่ใช้เกินหนึ่งรอบบัญชีจะรับรู้ต้นทุนผ่านค่าเสื่อมราคา แต่การจัดประเภท อัตรา และวิธีคำนวณต้องดูข้อเท็จจริงและหลักเกณฑ์ที่ใช้กับกิจการ จึงควรให้ฝ่ายบัญชีตรวจเอกสารจริง
ค่าเช่าหักภาษี ณ ที่จ่ายกี่เปอร์เซ็นต์
ข้อวินิจฉัยกรมสรรพากรมีตัวอย่างค่าเช่าอุปกรณ์ 5% และค่าบริการบางประเภท 3% แต่สัญญาเครื่องถ่ายเอกสารอาจรวมหลายองค์ประกอบ จึงไม่ควรใช้อัตราเดียวกับทุกกรณี ให้ฝ่ายบัญชีตรวจสัญญาและใบแจ้งหนี้จริง
พิมพ์น้อยกว่า 1,000 แผ่นต่อเดือนควรซื้อหรือเช่า
การซื้อเครื่องมือสองอาจเหมาะกว่าเมื่อพิมพ์น้อย มีผู้ดูแล และยอมรับค่าซ่อมที่ไม่แน่นอนได้ แต่ควรตรวจมิเตอร์ สภาพฟิวเซอร์ ดรัม อะไหล่ และบริการหลังการขายก่อนซื้อ
ก่อนตัดสินใจควรขอเอกสารอะไร
ควรมีใบเสนอราคาทั้งสองทางเลือก รายการรุ่นและอุปกรณ์ มิเตอร์เครื่องมือสอง เงื่อนไขรับประกัน ตารางค่าเกิน SLA รายการรวมและไม่รวม รวมถึงเงื่อนไขยกเลิกหรือขายคืน
ขอใบเสนอราคาทั้งเช่าและซื้อเพื่อเทียบตัวเลขจริง
ส่งปริมาณขาวดำ/สีต่อเดือน พื้นที่ติดตั้ง และงบประมาณ ทีมงานจะเสนอทางเลือกที่มีอยู่จริงโดยแยกราคาและเงื่อนไขให้ตรวจสอบ