แยกงานที่ทำเองได้กับงานที่ต้องให้ช่างทำตามรอบ
ตารางบำรุงรักษาเครื่องถ่ายเอกสาร ทำอะไรบ้าง
สรุปสั้น ๆ: งานบำรุงรักษาเครื่องถ่ายเอกสารแบ่งได้ 3 กลุ่ม คือทำความสะอาดพื้นผิวและตรวจกระดาษทุกวันโดยผู้ใช้เอง, ตรวจกระจกสแกนและวัสดุสิ้นเปลืองทุกสัปดาห์-เดือน และเปลี่ยนดรัม ชุดถ่ายโอน ลูกกลิ้ง ตามรอบที่ผู้ผลิตกำหนดโดยช่าง ซึ่งรอบเปลี่ยนขึ้นกับรุ่นและปริมาณพิมพ์จริง ไม่ใช่ตัวเลขเดียวกันทุกเครื่อง หากคุณภาพงานพิมพ์เปลี่ยนกะทันหันให้ดูอาการเฉพาะแทนการรอรอบบำรุงรักษา
ตารางบำรุงรักษาแบ่งตามความถี่
ติ๊กได้ระหว่างตรวจเครื่องจริง ความถี่ที่แน่นอนของงานเปลี่ยนอะไหล่ให้ยึดคู่มือประจำรุ่นหรือคำแนะนำช่างเป็นหลัก
อ่านตารางนี้เพื่อดูว่าใครรับผิดชอบ
| งาน | ความถี่ | ผู้รับผิดชอบ | ทำเองได้ไหม |
|---|---|---|---|
| ตรวจกระดาษและถาด | ทุกวัน | ผู้ใช้ | ได้ |
| เช็ดกระจกสแกน/จอสัมผัส | ทุกสัปดาห์ | ผู้ใช้ | ได้ ตามวิธีปลอดภัยด้านล่าง |
| พิมพ์แผ่นทดสอบ | ทุกเดือน | ผู้ใช้/ช่าง | ได้ |
| ตั้งค่าลบข้อมูลอัตโนมัติ | ทุกเดือน (ทบทวน) | ฝ่าย IT | ได้ |
| เปลี่ยนดรัม/ชุดถ่ายโอน/ลูกกลิ้ง | ตามรอบผู้ผลิต* | ช่าง | ไม่แนะนำให้ทำเอง |
| อัปเดตเฟิร์มแวร์ | ตามรอบผู้ผลิต* | ช่าง | ไม่แนะนำให้ทำเอง |
*รอบเปลี่ยนอะไหล่ของแต่ละรุ่นไม่เท่ากันและขึ้นกับปริมาณพิมพ์จริง ให้ยึดคู่มือประจำรุ่นหรือคำแนะนำช่างเป็นหลัก ไม่ใช่ตัวเลขเดียวที่ใช้ได้กับทุกเครื่อง
วิธีเช็ดทำความสะอาดอย่างปลอดภัย 6 ขั้นตอน
- ปิดเครื่องและถอดปลั๊ก
ทำทุกครั้งก่อนเช็ดทำความสะอาด ห้ามเช็ดขณะเสียบปลั๊กหรือเปิดเครื่องอยู่ - ผสมน้ำยาให้ถูกอัตราส่วน
ชุบผ้าฝ้ายไร้ขุยด้วยไอโซโพรพิลแอลกอฮอล์ 70% ผสมน้ำ 30% ให้หมาดไม่เปียกจนหยด - เช็ดจอสัมผัส ปุ่ม และมือจับ
เช็ดเบา ๆ ทิศทางเดียวจากบนลงล่าง ไม่ถูแรงหรือฉีดของเหลวลงบนอุปกรณ์โดยตรง - เช็ดกระจกสแกนและแถบกระจกบาง
ใช้ผ้าแยกชิ้นสะอาดเช็ดกระจกวางต้นฉบับและแถบกระจกบางที่ต้นฉบับผ่านตอนใช้ ADF - ตรวจวัสดุสิ้นเปลืองและถังขยะผงหมึก
ดูข้อความแจ้งเตือนว่าใกล้ต้องเปลี่ยนตลับหมึกหรือ Waste Container หรือไม่ - รอให้แห้งสนิทก่อนเปิดใช้งาน
ปล่อยให้พื้นผิวแห้งสนิทก่อนเสียบปลั๊กและเปิดเครื่องใช้งานต่อ
ทำเองได้อย่างปลอดภัย
ผ้าฝ้ายไร้ขุยชุบน้ำยาไอโซโพรพิลแอลกอฮอล์ 70% ผสมน้ำ 30% แบบหมาด เช็ดพื้นผิวภายนอก จอสัมผัส และกระจกสแกนหลังปิดเครื่องและถอดปลั๊กแล้ว
ห้ามทำ / ให้ช่างทำแทน
ห้ามฉีดของเหลวลงบนเครื่องโดยตรง ใช้กระดาษทิชชู่ เช็ดขณะเสียบปลั๊ก หรือถอด/สัมผัสดรัมและชุดถ่ายโอนเอง เพราะแสงและรอยขีดข่วนทำให้คุณภาพงานพิมพ์เสียหายได้
สัญญาณที่ต้องเรียกช่างทันที ไม่ใช่รอรอบบำรุงรักษา
- คุณภาพงานพิมพ์เปลี่ยนกะทันหัน เช่น เส้น จุด หรือสีเพี้ยน — ดู วิธีแยกสาเหตุเส้นดำ
- กระดาษติดถี่ขึ้นหรือติดจุดเดิมซ้ำ — ดู วิธีแก้กระดาษติด
- สแกนเข้าอีเมลไม่ได้หรือไฟล์ไม่ถึงปลายทาง — ดู วิธีแก้สแกนเข้าอีเมลไม่ได้
- หน้าจอแจ้งรหัส Error เฉพาะชุดชิ้นส่วน
- มีเสียงผิดปกติ กลิ่นไหม้ หรือผงหมึกหกระหว่างใช้งาน
คำถามที่พบบ่อยเรื่องบำรุงรักษา
เครื่องถ่ายเอกสารต้องบำรุงรักษาบ่อยแค่ไหน
งานทำความสะอาดพื้นผิวภายนอกและตรวจกระดาษทำได้ทุกวันโดยผู้ใช้ ส่วนดรัม ชุดถ่ายโอน และลูกกลิ้งเป็นชิ้นส่วนสิ้นเปลืองที่มีอายุใช้งานจำกัดและต้องเปลี่ยนตามรอบที่ผู้ผลิตกำหนด ซึ่งขึ้นกับรุ่นและปริมาณพิมพ์จริง ไม่ใช่ตัวเลขตายตัวเดียวกันทุกเครื่อง
ใช้น้ำยาทำความสะอาดอะไรได้บ้าง
ใช้ผ้าฝ้ายไร้ขุยชุบน้ำยาผสมไอโซโพรพิลแอลกอฮอล์ 70% กับน้ำ 30% แบบหมาดไม่เปียก ห้ามฉีดของเหลวลงบนเครื่องโดยตรงหรือใช้กระดาษทิชชู่เช็ด
ทำความสะอาดตอนเครื่องเสียบปลั๊กอยู่ได้ไหม
ไม่ควร ให้ปิดเครื่องและถอดปลั๊กก่อนเช็ดทุกครั้ง แล้วรอให้แห้งสนิทก่อนเสียบปลั๊กใช้งานต่อ
Waste Container เต็มแล้วอันตรายไหม
เครื่องจะแจ้งเตือนบนหน้าจอเมื่อใกล้เต็ม ควรเปลี่ยนตามคำแนะนำในคู่มือประจำรุ่นเพื่อไม่ให้ผงหมึกล้นและกระทบคุณภาพงานพิมพ์
ต้องตั้งค่าลบข้อมูลในเครื่องบ่อยแค่ไหน
เครื่อง Xerox มีฟีเจอร์ Scheduled Job Data Removal ให้เลือกลบข้อมูลที่เก็บในเครื่องแบบรายวัน รายสัปดาห์ หรือรายเดือนได้ตามนโยบายความปลอดภัยข้อมูลขององค์กร ควรให้ฝ่าย IT เป็นผู้ตั้งค่า
คุณภาพงานพิมพ์แย่ลงกะทันหันต้องทำอย่างไร
ไม่ใช่งานบำรุงรักษาตามรอบ ให้ดูวิธีแยกสาเหตุที่คู่มือแก้เส้นดำหรือกระดาษติดโดยตรง หากทำตามขั้นตอนแล้วยังไม่หายให้เรียกช่าง
ต้องเตรียมข้อมูลอะไรแจ้งช่างตอนบำรุงรักษาตามรอบ
แจ้งรุ่นเครื่อง จำนวนแผ่นสะสมโดยประมาณจากหน้าจอ และข้อความแจ้งเตือนที่ขึ้นบนเครื่อง เพื่อให้ช่างเตรียมอะไหล่ตามรุ่นได้ตรง
ให้ช่างวางแผนบำรุงรักษาตามรอบให้เครื่อง
แจ้งรุ่นเครื่องและปริมาณพิมพ์โดยประมาณ ทีมงานจะช่วยประเมินรอบเปลี่ยนอะไหล่และนัดหมายล่วงหน้า